1. Inleiding

Promut cvba hecht bijzondere aandacht aan het respect voor de privacy en de vertrouwelijke aard van de gegevens die wij verwerken, evenals aan de wetgeving betreffende de bescherming van de privacy.

Ons beleid inzake bescherming van persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke bepalingen die op dat vlak gelden, onder meer de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna de "Europese verordening betreffende gegevensbescherming" of de Engelse afkorting "GDPR").

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Promut, Coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, met maatschappelijke zetel te 1080 Sint-Jans-Molenbeek, Louis Mettewielaan 74-76, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0440.342.980, vertegenwoordigd door Mijnheer Alex PARISEL, Afgevaardigde bestuurder, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken volgende persoonsgegevens en/of categorieën van persoonsgegevens: persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, taal, ...); elektronische identificatiegegevens (gsm-nummer, IP-adres, verbindingstijd, ...).

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken de volgende persoonsgegevens die op u betrekking hebben om:

• Promut cvba in staat te stellen in te gaan op het verzoek waarvoor u het contactformulier hebt ingevuld en u te informeren;
• de informatie te verstrekken die nodig is voor de uitvoering van de verwerking met betrekking tot het beheer van de ziekteverzekering die door klanten aan Promut (MedExel) is toevertrouwd;
• u op onze website te identificeren en u een persoonlijke toegang te geven tot het systeem (MyMedExel);
• de persoonlijke identificatiegegevens van uw bestand bij te werken;
• vergissingen te analyseren om de werking van het systeem te verbeteren.

Wij verwerken de gegevens volgens deze verklaring en de bepalingen van de GDPR.

Alleen personeel van Promut en van zijn verwerkers mag de gegevens verwerken, en dat uitsluitend voor de hierboven beschreven doeleinden en om de dienstverlening te verbeteren.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Ten behoeve van de betreffende verwerking worden uw gegevens bewaard zolang er regelmatig contact is tussen u en Promut. Wanneer het reguliere contact wordt verbroken zonder dat een verkoopcontract wordt vastgesteld, worden de gegevens ten laatste 1 jaar na het laatste contact vernietigd.

6. Voor wie zijn de verzamelde gegevens bestemd?

In het kader van de bovengenoemde gegevensverwerking, kunnen wij gehouden zijn uw gegevens door te geven aan de volgende personen of organisaties (niet-limitatieve lijst):

• de leden van ons personeel die verantwoordelijk zijn voor het toezicht op verzoeken van klanten;
• MLOZ-IT vzw (IT-infrastructuur);
• AssurCard nv (verzekeringskaart - elektronische facturering);
• Zetes nv (verzekeringskaarten maken);
• Sentenial bvba (DOMI-band en SEPA-formaat - beheer van bankmandaten);
• Manufast-ABP vzw (afdrukken, enveloppen en mailen UIT);
• Soludoc cvba (scannen van documenten, opslagkoeriers IN);
• Wijs bvba (website-editor);
• de personeelsleden van ‘Partena-Mutualité Libre’ (IT-ondersteuningsdienst).
  
  

Wij geven geen enkel persoonsgegeven door aan derden die bij de voornoemde ontvangers horen en niet vallen onder het vermelde juridische kader, onverminderd de eventuele mededeling ervan aan organen belast met een controle - of inspectieopdracht in toepassing van het Belgische recht, zoals een onderzoeksrechter.
 
Promut zal geen persoonsgegevens verspreiden aan derden voor direct-marketingdoeleinden.
 
 
7. Welke rechten hebt u?

• Toegangsrecht 
  Het recht op toegang is het recht om op verzoek informatie te verkrijgen over de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
  
  
• Recht op rectificatie 
  Dat is uw recht om ons te vragen zo snel mogelijk eventueel onjuiste persoonsgegevens te corrigeren. Stelt u vast dat de persoonsgegevens onvolledig zijn, dan hebt u ook het recht om te verzoeken dat ze worden aangevuld.
  
  
• Recht op wissen
  In sommige gevallen hebt u het recht om te vragen uw persoonsgegevens te wissen. Dit is met name het geval als
  
  • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of door de verwerkingsverantwoordelijke werden verwerkt;
    
  • de persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt;
    
  • de gebruiker als betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking, maar dan in bepaalde specifieke gevallen. Het recht op wissing geldt niet in alle situaties.
    
    
• Recht op beperking van de verwerking
  In bepaalde gevallen hebt u het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming.
  
  
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid 
  Voor zover nodig hebt u ook het recht uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, onder de voorwaarden die bepaald zijn door de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming. In ieder geval blijft het recht om de gegevens te wissen van toepassing.
  
  
• Recht van bezwaar
  U hebt het recht zich te allen tijde te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen in verband met uw specifieke situatie. In dat geval moeten we stoppen met het verwerken van de persoonsgegevens tenzij we aantonen dat er legitieme en dwingende redenen voor de verwerking zijn die voorrang hebben op uw belangen, rechten en vrijheden of de verwerking nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

8. Hoe laat u uw rechten gelden?

U kunt uw verzoek per e-mail sturen naar privacy@medexel.be of per gewone post naar het volgende adres:

                    Promut cvba
                    Ter attentie van Kurt Mellaerts
                    Louis Mettewielaan 74-76
                    1080 Sint-Jans-Molenbeek

Om het respect voor uw privacy en uw veiligheid te verzekeren, nemen we de nodige maatregelen om uw identiteit te controleren alvorens we u de gegevens laten raadplegen en eventueel rechtzetten.

9. Gegevens over kinderen

Als algemene regel verzamelen noch verwerken we opzettelijk persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16. Als we merken dat we per ongeluk gegevens over kinderen jonger dan 16 hebben verzameld, nemen we de nodige maatregelen om die gegevens zo snel mogelijk te wissen, tenzij de geldende wetgeving ons verplicht ze te bewaren.

Als we weten dat een kind ouder dan 16 is, maar volgens de geldende wetgeving beschouwd wordt als een minderjarige, moeten we de toestemming krijgen van een ouder/voogd alvorens de persoonsgegevens van dat kind te kunnen gebruiken.

10. Met welke middelen beschermen we uw persoonsgegevens?

Promut heeft technisch en organisatorisch een aantal aangepaste veiligheidsprocedures ingevoerd, die wij regelmatig evalueren en bijwerken, om vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeoorloofde toegang, accidentele mededeling aan derden te vermijden, de beveiliging van die gegevens te verzekeren en een correct gebruik van de verzamelde informatie voor de verwerking in kwestie te garanderen.

11. Aansprakelijkheidsbeperking

De aansprakelijkheid van Promut blijft beperkt tot directe schade, met uitsluiting van alle indirecte schade. Promut kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor indirect geachte schade, zoals, maar niet beperkt tot het verlies van persoonsgegevens, financiële of commerciële schade, winstderving, toename van algemene kosten, verstoring van de planning.

Bovendien kan Promut nooit aansprakelijk worden gesteld voor enige schade als gevolg van een onrechtmatige bewerking op de persoonsgegevens door derden (gegevensdiefstal, virussen, hacking of andere informaticamisdrijven).

Promut wijst erop dat deze website hyperlinks en andere verwijzingen naar andere websites kan bevatten die wij u uitsluitend ter informatie vermelden, maar die wij beheren noch controleren. Promut wijst alle aansprakelijkheid af voor elke ongepaste, onrechtmatige of illegale content op die hyperlinks en eveneens voor schade die uit de raadpleging ervan kan voortvloeien. Wij raden u dus aan de privacyregels van elke website die u bezoekt aandachtig te lezen, want ze kunnen verschillen van deze privacyverklaring.

12. Waar kunt u terecht met vragen/klachten?

Indien wij volgens u een van onze wettelijke en/of contractuele verplichtingen niet nakomen, verzoeken wij u contact met ons op te nemen via e-mail aan privacy@medexel.be of per brief aan de maatschappelijke zetel van Promut.

                Promut cvba
                Louis Mettewielaan 74-76
                1080 Sint-Jans-Molenbeek

We doen er alles aan u om uw verzoek zo snel mogelijk te behandelen.

Elke klacht of elk bezwaar kan ons worden bezorgd per e-mail aan onze Data Protection Officer par e-mail aan Privacy@partenapromeris.be of per brief aan de maatschappelijke zetel van Promut.

                Promut cvba
                Ter attentie van de Data Protection Officer
                Louis Mettewielaan 74-76
                1080 Sint-Jans-Molenbeek

Indien u ons antwoord niet bevredigend vindt, kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

               Gegevensbeschermingsautoriteit
               Drukpersstraat 35
               1000 Brussel
               Tel.: +32 (0)2 274 48 00
               Fax: +32 (0)2 274 48 35
               E-mail: contact(at)apd-gba.be
​​​​​​​               URL: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze verklaring valt onder de toepassing van het Belgische recht. Elk geschil dat niet minnelijk kon worden geregeld binnen een termijn van maximaal een maand nadat het zich heeft voorgedaan, waarbij die termijn in onderling overleg kan worden verlengd, valt onder de bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel (België). Promut behoudt zich het recht voor zich tot een andere bevoegde rechtbank te wenden indien zij dat nodig acht.

                                     *****

                                                                      Versie 25.06.2018