1. Introduction
Promut scrl est attachée au respect de la vie privée et accorde une grande importance au caractère confidentiel des données qu’elle traite ainsi qu’à la législation inhérente à la protection de la vie privée.
Notre politique en matière de protection des données à caractère personnel se fonde sur les dispositions légales applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « règlement européen sur la protection des données », ou en abrégé dans sa version anglophone « GDPR »).
2. Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel ?
Promut, Société coopérative à responsabilité limitée, dont le siège social est établi Boulevard Louis Mettewie 74-76 à 1080 Molenbeek-Saint-Jean, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0440.342.980, représentée par Monsieur Alex PARISEL, Administrateur-délégué, est le responsable du traitement des données à caractère personnel.
3. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?
Les données à caractère personnel et/ou les catégories de données personnelles que nous traitons sont les suivantes : données d’identification personnelles (nom, adresse e-mail, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, sexe, langue, …) ; données d’identification électroniques (numéro de GSM, adresse IP, moment de connexion, …).
4. A quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel ?
Les données à caractère personnel vous concernant sont recueillies et traitées afin :
- de permettre à Promut scrl de répondre à la requête pour laquelle vous avez complété le formulaire de contact et de vous informer ;
- de fournir les informations requises pour l’exécution du traitement relatif à la gestion des assurances soins de santé confiées par les clients à Promut (MedExel);
- de vous identifier sur notre site et de personnaliser votre accès au système (MyMedExel) ;
- de mettre à jour les données d’identification personnelles de votre dossier ;
- d’analyser les erreurs en vue d’améliorer le fonctionnement du système.
Ces données sont traitées conformément à la présente déclaration et conformément aux dispositions du GDPR.
Elles ne seront traitées que par le personnel de Promut et ses sous-traitants, aux seuls fins décrites ci-dessus et afin d’améliorer le service.
5. Combien de temps vos données sont-elles conservées?
Pour les besoins du traitement concerné, vos données sont conservées tant qu’un contact régulier existe entre vous et Promut. Lorsque le contact régulier est rompu sans qu’un contrat de vente n’ait pu être établi, les données sont détruites au plus tard 1 an après le dernier contact.
6. Qui sont les destinataires des données collectées ?
Dans le cadre des traitements de données précités, nous pouvons être amenés à communiquer vos données aux personnes ou organismes suivants (liste non-exhaustive) :
- aux membres de notre personnel en charge du suivi des demandes clients ;
- MLOZ-IT asbl (infrastructure IT);
- AssurCard sa (carte d’assurance – facturation électronique);
- Zetes sa (confection des cartes d’assurance) ;
- Sentenial sprl (bande DOMI et format SEPA – gestion des mandats bancaires) ;
- Manufast-ABP Entreprise de travail adapté asbl (impression, mise sous pli et expédition courrier OUT) ;
- Soludoc scrl (scanning documents, stockage courriers IN) ;
- Wijs sprl (éditeur site internet) ;
- aux membres du personnel de Partena-Mutualité Libre (service support IT).
Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit belge, tel qu'un juge d'instruction.
Promut ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.
7. Quels sont vos droits ?
- Droit d’accès
Le droit d’accès est le droit que vous avez d’obtenir, sur demande, de l’information sur les données à caractère personnel que nous détenons sur vous. - Droit de rectification
Il s’agit du droit que vous avez de demander la rectification, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel qui seraient inexactes. Si vous constatez que des données à caractère personnel sont incomplètes, vous avez également le droit de demander à ce qu’elles soient complétées. - Droit à l’effacement
Dans certains cas, vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel. C’est notamment le cas si- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées par le responsable du traitement ;
- les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ;
- l’utilisateur, personne concernée, s’oppose au traitement, mais dans certains cas particuliers. Le droit à l’effacement n’existe pas dans toutes les situations.
- Droit à la limitation du traitement
Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, conformément à la législation applicable en matière de protection des données. - Droit à la portabilité des données
Pour autant que de besoin, vous avez également le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des données. Dans tous les cas, le droit à l’effacement des données reste d’application. - Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel. Dans ce cas, nous devons cesser le traitement des données à caractère personnel, à moins que nous ne démontrions qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
8. Comment faire valoir vos droits ?
Vous pouvez envoyer vos demandes par courrier électronique à l’adresse privacy@medexel.be ou par courrier ordinaire à l’adresse suivante :
Promut scrl
A l’attention de Kurt Mellaerts
Boulevard Louis Mettewie 74-76
1080 Molenbeek-Saint-Jean
Pour garantir le respect de votre vie privée et assurer votre sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.
9. Informations concernant les enfants
En règle générale, nous ne recueillons pas et ne traitons pas intentionnellement de données à caractère personnel concernant des enfants de moins de 16 ans. Si nous découvrons que nous avons par inadvertance recueilli des informations sur des enfants de moins de 16 ans, nous prendrons des mesures pour supprimer les informations dès que possible, sauf si la loi en vigueur nous oblige à les conserver.
Si nous savons qu’un enfant a plus de 16 ans mais qu’il est considéré comme mineur en vertu de la loi en vigueur, nous obtiendrons l’autorisation parentale/d’un tuteur avant d’utiliser les informations personnelles de cet enfant.
10. Quels sont les moyens mis en œuvre pour protéger les données ?
Promut a mis en place un certain nombre de procédures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, qu'elle réévalue et actualise régulièrement, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.
11. Clause de limitation de responsabilité
La responsabilité de Promut sera limitée aux dommages directs, à l’exclusion de tout dommage indirect. Promut ne pourra jamais être tenue responsable des dommages réputés indirects tels que, sans que la présente liste soit exhaustive, perte de données à caractère personnel, préjudice financier ou commercial, pertes de bénéfices, augmentation de frais généraux, perturbation de planning.
En outre, Promut ne peut être tenue responsable de tout dommage résultant d’une manipulation illégitime commise par des tiers sur les données à caractère personnel (vol de données, virus, hameçonnage ou autres infractions informatiques).
Promut tient à préciser que le présent site internet peut contenir des liens hypertextes et autres références vers d’autres sites, mis à votre disposition à titre indicatif uniquement, que nous ne gérons et ne contrôlons pas. Promut décline toute responsabilité pour tout contenu inadapté, illégitime ou illégal présent sur les hyperliens ainsi que pour les dommages pouvant résulter de leur consultation. Nous vous recommandons donc de lire attentivement les règles de protection de la vie privée de chaque site que vous visitez, ces règles pouvant différer de la présente déclaration.
12. A qui adresser vos questions/plaintes ?
Si vous pensez que nous manquons à l’une de nos obligations légales et/ou contractuelles, nous vous invitons à nous contacter en envoyant un courrier électronique à privacy@medexel.be ou un courrier au siège social de Promut.
Promut scrl
Boulevard Louis Mettewie 74-76
1080 Molenbeek-Saint-Jean
Nous mettrons tout en œuvre pour vous assurer un suivi dans les meilleurs délais.
Toute réclamation, toute plainte ou tout grief peut être adressé à notre délégué à la protection des données (DPO) en envoyant un courrier électronique à Privacy@partenapromeris.be ou un courrier au siège social de Promut.
Promut scrl
A l’attention du Data Protection Officer
Boulevard Louis Mettewie 74-76
1080 Molenbeek-Saint-Jean
Au cas où notre réponse ne vous donnerait pas satisfaction, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD).
Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Tél.: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
URL: https://www.autoriteprotectiondonnees.be
13. Droit applicable et juridiction compétente
La présente déclaration est régie par le droit belge. Tout litige qui n’aura pas pu être réglé à l’amiable dans un délai n’excédant pas un mois à compter de sa survenance, ce délai pouvant être prolongé de commun accord, sera soumis à la compétence des tribunaux de Bruxelles (Belgique). Promut se réserve le droit de se diriger vers un autre tribunal compétent, s'il le juge opportun.
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Version 25.06.2018